La procédure d'évaluation se déroule en trois phases :
La première phase : l'évaluation interne : cette phase mobilise l'ensemble des acteurs de l'établissement. Elle aboutit à la rédaction d'un rapport d'auto-évaluation. La trame de celui-ci répond au référentiel AEQES d'évaluation.
Cette première phase a pour objectif de :
- préciser le cadre de l'établissement et, en son sein, l'entité plus spécifiquement concernée par la procédure d'évaluation
- présenter l'approche de la gestion de la qualité au sein de l'entité évaluée et de l'établissement concerné
- fournir une information de base et une autoévaluation critique complète (en termes de forces, faiblesses, opportunités, dangers... ainsi qu'un plan d'actions visant l'amélioration) de l'enseignement avec la participation de l'ensemble des acteurs concernés.
La direction de l'entité évaluée désigne une commission composée d'un coordonnateur et de représentants des personnels académique, scientifique, administratif et technique, et des étudiants. La commission peut également être composée d'autres membres de l'établissement, de ses organes de gestion et/ou d'anciens étudiants diplômés depuis moins de trois ans.
Un guide méthodologique facilitant la rédaction du rapport est mis à disposition du coordonnateur.
La deuxième phase : l'évaluation externe : les experts analysent le rapport d'autoévaluation, visitent les établissements et rencontrent les acteurs concernés. Ils rédigent un rapport préliminaire à destination des autorités académiques. Les experts élaborent ensuite le rapport final de synthèse incluant, s'il échet, les observations des autorités académiques et le transmettent à l'Agence. Celui-ci est publié sur le site internet de l'Agence.
Cette seconde phase a pour objectif de :
- valider le diagnostic établi par le rapport d'autoévaluation
- offrir la possibilité de discuter des pratiques et d'échanger les expériences
- apporter une mise en perspective plus globale
- énoncer un certain nombre de recommandations.
Un guide méthodologique est mis à disposition des membres du comité des experts.
La troisième phase : le suivi
Au niveau de l'établissement : les autorités de l'établissement organisent le suivi à donner au processus d'évaluation. Dans les six mois qui suivent la publication sur le site internet de l'Agence des rapports finaux de synthèse par établissement pour un cursus donné, chaque établissement concerné transmet à l'Agence un calendrier et un plan de suivi des recommandations du comité d'experts.
Au niveau de l'Agence : l'Agence publie une analyse transversale de la qualité des cursus évalués et la publie sur son site internet.
